کاربرد لیست های خودکار در محیط اکسل

یكی از مفیدترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر كردن داده های متوالی بصورت خودكار می باشد . كه به این عمل Auto fill گویند . داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها بصورت ۱و۲و۳و۴ ….. یا ۱۰و۲۰و۳۰…. یا از حروف A,B,C,…. تشكیل شده باشند . همچنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده ای خاص را تعریف كرد .
برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم .

۱- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را در سلولهای متوالی می نویسیم .

۲- این مقادیر را انتخاب می كنیم .

۳- مكان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شكل (+) در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم .

۴- حال به طرف پایین یا راست Drag می كنیم .

۵- به این ترتیب با رها كردن كلید ماوس خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند .

اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.

ایجاد لیست جدید خودكار :

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا كنیم ، پر كردن خودكار انجام نمی شود . چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود . برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم :

۱- انتخاب منوی Tools

۲- انتخاب گزینه Options

۳- انتخاب Custom list : tab

۴- انتخاب New list در كادر Custom list

۵- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد كردن هر اطلاعات Enter می كنیم . )

۶- انتخاب دكمه add

۷- Ok

ایجاد یك لیست خودكار بر اساس لیست موجود در صفحه :

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم :

۱- انتخاب منوی Tools

۲- انتخاب گزینه Option

۳- انتخاب Custom list : tab

۴- روی دكمه Collapse dialog () كه در انتهای كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می كنیم . تا پنجره مینیمایز شود.

۵- انتخاب لیست در صفحه

۶- روی دكمه Collapse Dialog () كه در انتهای كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می كنیم . تا Resizeشود.

۷- انتخاب دكمه Import

۸- OK

نكته :

اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل ۴و۵و۶ در كادر Import ، آدرس سلولهایی كه لیست در آنها قرار دارد را تایپ كنیم .
ویرایش لیست خودكار
می توانیم لیستهایی را كه ایجاد كرده ایم ویرایش كنیم . یعنی اطلاعاتی را حذف كنیم . ویرایش كنیم یا اضافه كنیم . برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم :
۱- انتخای منوی Tool

۲- انتخاب گزینه Option

۳- انتخاب Custom list : tab

۴- انتخاب لیست مورد نظر در كادر Custom list

۵- كلیك در محل مورد نظر در كادر Entries List

۶- ویرایش متن

۷- OK

پاك كردن لیست خودكار : 
اگر بخواهیم یك لیست خودكار راحذف كنیم تا دیگر پر كردن خودكار بر روی آن عمل نكند مراحل زیر را طی می كنیم :

۱- انتخاب منوی Tools

۲- انتخاب گزینه Option

۳- انتخاب Custom list : tab

۴- انتخاب لیست مورد نظر در كادر Custom list

۵- انتخاب گزینه delete

۶- Ok

نكته :

لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.

غیر فعال كردن Auto fill :

Auto fill بطور خودكار فعال است . جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می كنیم:

۱- انتخاب منوی Tools

۲- انتخای منوی Options

۳- انتخاب Tab: edit

۴- كادر انتخاب Allow cell drag and drop را غیر فعال می كنیم .

۵- OK