یكی از مفیدترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر كردن داده های متوالی بصورت خودكار می باشد . كه به این عمل Auto fill گویند . داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها بصورت ۱و۲و۳و۴ ….. یا ۱۰و۲۰و۳۰…. یا از حروف A,B,C,…. تشكیل شده باشند . همچنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده ای خاص را تعریف كرد .
برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم .
۱- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را در سلولهای متوالی می نویسیم .
۲- این مقادیر را انتخاب می كنیم .
۳- مكان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شكل (+) در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم .
۴- حال به طرف پایین یا راست Drag می كنیم .
۵- به این ترتیب با رها كردن كلید ماوس خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند .
اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.
ایجاد لیست جدید خودكار :
اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا كنیم ، پر كردن خودكار انجام نمی شود . چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود . برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم :
۱- انتخاب منوی Tools
۲- انتخاب گزینه Options
۳- انتخاب Custom list : tab
۴- انتخاب New list در كادر Custom list
۵- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد كردن هر اطلاعات Enter می كنیم . )
۶- انتخاب دكمه add
۷- Ok
ایجاد یك لیست خودكار بر اساس لیست موجود در صفحه :
اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم :
۱- انتخاب منوی Tools
۲- انتخاب گزینه Option
۳- انتخاب Custom list : tab
۴- روی دكمه Collapse dialog () كه در انتهای كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می كنیم . تا پنجره مینیمایز شود.
۵- انتخاب لیست در صفحه
۶- روی دكمه Collapse Dialog () كه در انتهای كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می كنیم . تا Resizeشود.
۷- انتخاب دكمه Import
۸- OK
نكته :
اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل ۴و۵و۶ در كادر Import ، آدرس سلولهایی كه لیست در آنها قرار دارد را تایپ كنیم .
ویرایش لیست خودكار
می توانیم لیستهایی را كه ایجاد كرده ایم ویرایش كنیم . یعنی اطلاعاتی را حذف كنیم . ویرایش كنیم یا اضافه كنیم . برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم :
۱- انتخای منوی Tool
۲- انتخاب گزینه Option
۳- انتخاب Custom list : tab
۴- انتخاب لیست مورد نظر در كادر Custom list
۵- كلیك در محل مورد نظر در كادر Entries List
۶- ویرایش متن
۷- OK
پاك كردن لیست خودكار :
اگر بخواهیم یك لیست خودكار راحذف كنیم تا دیگر پر كردن خودكار بر روی آن عمل نكند مراحل زیر را طی می كنیم :
۱- انتخاب منوی Tools
۲- انتخاب گزینه Option
۳- انتخاب Custom list : tab
۴- انتخاب لیست مورد نظر در كادر Custom list
۵- انتخاب گزینه delete
۶- Ok
نكته :
لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.
غیر فعال كردن Auto fill :
Auto fill بطور خودكار فعال است . جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می كنیم:
۱- انتخاب منوی Tools
۲- انتخای منوی Options
۳- انتخاب Tab: edit
۴- كادر انتخاب Allow cell drag and drop را غیر فعال می كنیم .
۵- OK