آشنایی مختصر با برخی از توابع موجود در اکسل

ما می توانیم اعمال ریاضی ، منطقی و دیگر توابع را در Excel داشته باشیم . برای استفاده از توابع Excel به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم :
۱- بر روی ، Paste function در خط فرمول ، كلیك می كنیم .

۲- در پنجره ی باز شده در قسمت Select a category نوع تابع را مشخص می كنیم . كلیه ی توابع در ۸ دسته طبقه بندی شده اند و در دسته ی All همه توابع قرار دارند ( اگر گروه تابع را ندانیم می توانیم آنرا در All پیدا كنیم ) و در دسته ی Most Recently used توابعی كه به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند .

۸ گروه طبقه بندی شده عبارتند از :

– Financial : برای توابع

– Date & Time : برای توابع مربوط به تاریخ و زمان

– Math & trig : برای توابع مربوط به ریاضی

– Statistical : برای توابع مربوط به آماری

– Lookup & Reference : برای توابع جستجویی و توابعی كه نیاز به جداول مرجع دارند .

– Database : برای توابع مربوط به پایگاه داده

– Text : برای توابع متنی

– Logical : برای توابع منطقی

– Information : برای توابع اطلاعاتی

۳- در قسمت Select a function تابع را مشخص می كنیم .

۴- در پنجره ای كه باز می شود به دو طریق می توانیم عمل كنیم :

الف ) در كادر Number1 ، محدوده ی آدرس اعداد را وارد می كنیم . برای وارد كردن محدوده ی آدرس كافی است ابتدا آدرس اولین خانه ی محدوده را وارد كرده ، سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ كنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد می كنیم . همچنین می توانیم بر روی Collapse Dialog این كادر كلیك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنیم .

ب ) در هر كادر یك آدرس وارد كنیم . برای این كار در كادر اول آدرس اولین سلول را تایپ كرده بر روی كادر دوم كلیك كرده ، آدرس دومین سلول را تایپ می كنیم و الی آخر … معمولا زمانی از این روش استفاده می كنیم كه سلولها پراكنده باشند .

۵- بر روی دكمه ی OK كلیك می كنیم .

روش دوم :

۱- منوی Insert را انتخاب می كنیم.

۲- زیر منوی Function را انتخاب می كنیم.

۳- بقیه مراحل مانند مرحله ۲ به بعد روش اول است.

روش سوم:

۱- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می كنیم. ( توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند. )

۲- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم كه Enter می كنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می كنیم.

روش چهارم:

۱- در یك خانه (خانه ای كه می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می كنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.

۲- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، كافی است بر روی drop down آن Click كنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می كنیم.

۳- بقیه مراحل مانند مرحلة ۴ به بعد روش اول است.

چند تابع معروف

۱- تابع مجموع (SUM ) : 
برای فعال كردن این تابع یا آنرا تایپ كرده یا به یكی از روشهای گفته شده در بالا عمل می كنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می كنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می كنیم فرمت كلی این دستور به شكل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپ کنیم استفاده میکنیم. )

الف : Sum-number1:number2

ب : Sum-number1;number2;…

نكته :

معمولا برای زمانی كه اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده می كنیم .

۲- تابع میانگین Average :

از این تابع برای محاسبه ی میانگین استفاده می شود . این تابع جزو گروه Statistical است . شكل كلی آن بصورت زیر است :

الف : Average-number1;number2;…

ب : Average -number1:number2

۳- تابع ماكزیمم (Max) :

از این تابع برای پیدا كردن ماكزیمم چند مقدار استفاده می كنیم . این تابع نیز جزء گروه Statistical است و شكل كلی آن به صورت زیر است :

الف : Max-number1;number2;…

ب : Max-number1:number2

۴- تابع مینیموم (Min) :

از این تابع برای محاسبه ی میانگین اعداد استفاده می شود و جزء توابع گروه Statistical می باشد . شكل آن به صورت زیر است :

الف : Min-number1;number2;…

ب : Min-number1:number2

۵- تابع شمارنده (Count) :

از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده می شود . این تابع نیز جزء توابع گروه Statistical می باشد و فرم كلی آن بصورت زیر است :

الف : Count-value1;value2;…

ب : Count-value1:value2

۶- تابع Round :

از این تابع برای گردكردن اعداد استفاده می شود و جزء توابع گروه Trig & Math می باشد و شكل كلی آن بصورت زیر است :

Round -&number;num_degits

قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_degitis معرف تعداد ارقامی است كه باید گرد شوند ، Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولین رقم حذفی می كند اگر كوچكتر از ۵ بود كه خود عدد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از ۵ بود یك رقم به آخرین رقم باقیمانده اضافه می كند.

Auto sum : توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع كنیم . در این حالت كافی است در خانه ای كه می خواهیم جواب درآن نوشته شود ، كلیك كرده و سپس بر روی آیكن Autosum از نوار ابزار Standard كلیك كنیم . Excel خانه های در محدوده ی خانه ی انتخابی برای جواب را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می كند و خانه های انتخاب را به ما نشان می دهد . اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند ، خودمان محدوده را انتخاب می كنیم .