ایجاد فایل جدید در اکسل

برای ایجاد یك فایل جدید یا یك Bookجدید به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم .

روش اول : كلیك بر روی آیكون New

روش دوم: Ctrl + N (یك Book خالی ) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یك Book باز :

روش اول : كلیك بر روی آیكون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم : File – Close

ممكن است با بستن یك فایل ظاهر شود كه می پرسد می خواهید فایل را ذخیره كنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی كند . آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می كند و آن را می بندد كه در درسهای بعد با ذخیره كردن فایل آشنا می شویم .

خروج از محیط Excel :

۱- كلیك بر روی آیكون Close موجود ردر نوار عنوان

۲- File – Exit

۳- Alt+f4
ذخیره كردن Book ایجاد شده
۱- به یكی از سه روش زیر Save را انتخاب می كنیم :
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
۲- پنجره ای باز شده كه شامل قسمتهای زیر است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود كه برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. كافی است بر روی گزینه مورد نظر كلیك كرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم .

ب) Save in : در این قسمت مسیر ذخیره مكردن فایل را مشخص می كنیم ، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند .

ج) File Name : نام فایل را تایپ می كنیم . به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1 ، Book2 و … ذخیره می شوند .

د) Create New Folder : ممكن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این كار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب كرده سپس برروی این آیكون كلیك می كنیم . پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد . نام پوشه را تایپ كرده و Ok می كنیم . پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دكمه Save پنجره كلیك می كنیم .

ذخیره كردن Book ذخیره شده با نام دیگر :

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست ؟

برای بار اول ذخیره سازی یك Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر كدام كه كلیك كنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینكه Book را ذخیره كردیم) اگر Save را انتخاب كنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی كه انتخاب كرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب كنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره كنیم.

تذكر : وقتی فایلی را با نامی ذخیره می كنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره كردن Book روی دیسكت:

برای ذخیره كردن یك فایل بر روی دیكست باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :۳.۵ floppy A را انتخاب كنیم .

ذخیره كردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب :

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره كنیم كه مانند یك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، كافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

۱- انتخاب منوی File

۲- انتخاب گزینه as a web page save

نكته :

در این حالت فایل با پسوند .htm ذخیره می شود .
بازسازی Recovery Document
اگر Excel با مشكلی مواجه شود، در صدد ذخیره كردن كارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشكل بر می آید در این حالت اگر دوباره اكسل را شروع كنیم پنجره Document Recovery باز شده و كلیه كارپوشه هایی كه باز بوده اند را نمایش می دهد. كافی است بر روی كارپوشه مورد نظر كلیك كرده تا باز شود. در مقابل نام كار پوشه دو عبارت ممكن است دیده شود :
۱- [Recover] : اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست كه Excel موفق به ذخیره كردن فایل شده است .

۲- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست كه این فایل ، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشكل آن را ذخیره نكرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره ، تغییری نكرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره كند.

تذكر : ممكن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز كرده و با فایل اصلی مقایسه كنیم و سپس ذخیره كنیم .
باز كردن صفحه ذخیره شده 
می خواهیم فایلی را كه قبلا ذخیره كرده ایم دوباره بیاوریم برای این كار :
۱- پنجره Open را به یكی ار روشهای زیر باز می كنیم :

الف : Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

۲- پنجره ای باز می شود كه پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف : Look in در این قسمت مسیری كه فایل را در آن ذخیره كرده ایم انتخاب می كنیم .

ب: Icon View : كلیك بر روی این Icon منویی ظاهر می شود كه حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است :

۱- Thumbnails : این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد .

۲- Tiles : پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت كاشی وار در دو ستون نمایش می دهد .

۳- Icons : پوشه ها و فایلهای موجود را در ۶ ستون نمایش می دهد.

۴- List : پوشه ها و فایلهای موجود را در ۱۵ سطر نمایش می دهد .

۵- Details : پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد . در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل ، سایز آن ، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود .

۶- Properties : با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد كننده آن ، تاریخ تغییرات ، نام كمپانی و … نمایش داده می شود .

۷- Preview : پیش نمایش از فایل ، نمایش داده می شود .

نكته :

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود . برای رفع این مشكل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا ، مجددا برروی آیكن Save ، كلیك كنید .

تذكر : در صورتی كه بخواهیم هر روز از كار پوشه ای استفاده كنیم و بخواهیم به طور خودكار با باز كردن Excel این كار پوشه باز شود و كافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یكی از دو مسیر زیر است .

C:/document and setting\ئی كه در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start