داده ها در Excel

برای اینكه داده ای را در سلولی وارد كنیم ابتدا باید روی آن سلول كلیك كرده و سپس داده مورد نظر را تایپ كنیم ، یادتان باشد كه هنوز این داده وارد شده پذیرفته نشده است برای پذیرفته شدن این داده پس از تایپ آن یكی از اعمال زیر را انجام می دهیم :
۱- Enter : داده پذیرفته شده و سلول جاری به طور پیش فرض سلول زیرین می شود .

۲- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نكته :سلول بعدی در زمانی كه محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی كه محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key : داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دكمه فشرده شده یكی از سلولهای اطراف می شود .

***داده ها در اکسل

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند كه در زیر به شرح تك تك آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید كه با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد. )

انواع داده ها :

۱- اطلاعات عددی

كاركردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یكسان فرض می كند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و كمیت یا هر شكل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

۱- با استفاده از كلیدهای عددی موجود در بالای حروف

۲- با استفاده از كلیدهای موجود در سمت راست صفحه كلید ( در صورتی كه اعداد این قسمت كار می كنند كه كلید Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام ۰ تا ۹ نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. كه در آینده با مفهوم هر یك از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عكس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده :

۱- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

۲- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

۳- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می كند ولی بعد از Enter كردن یكی از اتفاقات زیر روی می دهد :

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود .

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد كه فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی :

اگر اعدادی كه رقم اول آنها صفر است مثل (۰۱۲۳۴) تایپ كنیم Excel ، صفر را حذف می كند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ كنیم (مثل ۲۳ +) ، Excel ، + آن را حذف می كند. همچنین اگر ۲/۶ را تایپ كنیم سلول ۶ مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می كند برای رفع این مشكلات باید عدد را تبدیل به متن كنیم برای این كار می توانیم یكی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم :

‘ (آپستروف) : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

” : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود .

^ : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

= : این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

۱- داده های متنی : می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد كنیم.

۲- داده های نوع تاریخ : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد كنیم ، كافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد كنیم ، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم . با انجام این كار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (۱۹yy) نمایش داده می شود .

۳- داده های نوع زمانی : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد كنیم ، كافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد كنیم ، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

۲- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ كنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن :

اگر عددی مثل ۲/۶ را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، ۶ مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( ‘۶/۲ )

۳- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول Excel یك تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد كنیم به طور اتوماتیك قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده میشود.

۴- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول Excel یك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنیم كه قالب سلول به طور اتوماتیك زمان میشود.

۵- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند كه بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح میدهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا میشویم.

توجه:

(كارآموزان گرامی دقت فرمایید كه این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد. )