نحوه کار با سلولها در اکسل - قسمت دوم

در ادامه قسمت دوم آموزش نحوه کار با سلولها در اکسل را خواهید آموخت ...

ویرایش سطر و ستون

اضافه كردن سطر :

روش اول :

۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .

۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .

۳- گزینه Row را انتخاب می كنیم .

روش دوم:

۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود كلیك راست می كنیم .

۲- از منوی باز شده Insert را انتخاب می كنیم .

نكته :

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند .

اضافه كردن ستون :

روش اول:

۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .

۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .

۳- گزینه Column را انتخاب می كنیم .

روش دوم :

۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست كلیك می كنیم .

۲- گزینه Insert را انتخاب می كنیم .

نكته : ستون قبلی به جلو رانده می شود.

اصطلاح : از Insert Row برای اضافه كردن سطر و از Insert Column برای اضافه كردن ستون استفاده می شود .

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل كرد :

روش اول:

كافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مكان نما به صورت یك فلش دو سر درآید . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می كنیم . در حین Drag كادر كوچكی ظاهر می شود كه اندازه سطر را نشان می دهد .

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم :

۱- انتخاب منوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Row

۳- انتخاب گزینه Height

۴- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می كنیم .

نكته : به طور پیش فرض ارتفاع سطر ۱۲.۷۵ می باشد .

تغییر پهنای ستون :

برای تغییر پهنای ستون به یكی از دو روش زیر عمل می كنیم :

روش اول :

كافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می كنیم .

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می كنیم . برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :

۱- انتخاب متوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Column

۳- انتخاب گزینه Width

۴- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می كنیم .

نكته :

به طور پیش فرض پهنای ستون ۸.۴۳ می باشد .

تغییر پهنای استاندارد ستون :

می دانیم كه پهنای استاندارد ستونها ۸.۴۳ می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را كم یا زیاد كنیم به ترتیب زیر عمل می كنیم :

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود كه پهنای آنها را تغییر نداده باشیم .)

۱- انتخاب منوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Column

۳- انتخاب گزینه standard Width

۴- در كادر باز شده پهنای باند را وارد می كنیم .

مخفی كردن ستون یا سطر:

می توانیم یك سطر یا ستون را مخفی كنیم تا محتویات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :

۱- انتخاب منوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

۳- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده :

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج كنیم مراحل زیر را انجام می دهیم :

۱- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

۲- انتخاب منوی Format

۳- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

۴- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن :

ممكن است اطلاعاتی كه در سلول تایپ می كنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می كیرد . برای رفع این مشكل مراحل زیر را اانجام می دهیم .

۱- كلیك بر روی سلولی كه می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

۲- Format

۳- Column

۴- Auto fit selection

قالب بندی سلولها :

در Excel این توانایی را داریم كه قالب بندی یا فرمت یك سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … كنیم . همچنین می توانیم دور سلول كادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض كنیم . برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می كنیم .

روش اول :

۱- انتخاب متوی Format

۲- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

۱- انتخاب سلولهای مورد نظر

۲- راست كلیك روی سلولهای انتخابی

۳- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یكی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود كه دارای tab های زیر است :

الف – Number :

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین كنیم . این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :

– Sample : هر فرمتی را كه انتخاب كنیم ، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد . ( حالت پیش نمایش را دارد)

– Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می كنیم كه شامل انواع زیر می باشد :

۱- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد .

۲- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد . در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود . همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :

– Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین كنیم . (به طور پیش فرض تا ۲ رقم اعشار نمایش می دهد)

– Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص كنیم كه عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود . یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود . (توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می كند)

– Use 1000 separator : اگر در كنار این گزینه تیك بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) می گذارد.

۳- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :

– Symbol : نوع واحد پول را مشخص می كنید . در این قسمت واحد پول كشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب كنیم .

– Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند .

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند .

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

۴- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود . در نتیجه پول همیشه در یك ستون عمودی و در هم قرار می گیرد كه در مقایسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

۵- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب كنیم . مثلا مدلی را انتخاب كنیم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

۶- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد . انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند . ما می توانیم مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۱۲ با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۲۴ نمایش دهد و یا …

۷- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد .

نكته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنیم یا اول قالب بندی را تنظیم كنیم . ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنیم ، عدد را در ۱۰۰ ضرب می كند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage كنیم ، و بعد عدد را بنویسیم ، تغییری در عدد نمی دهد .

۸- Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد كه بدنبال آن نزدیك ترین كسر به مقدار واقعی ظاهر می شود . برای نوشتن یك عدد مخلوط كافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یك فاصله بدهیم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج كسر را بنویسیم . اگر عدد را بنویسیم ، پس از enter كردن مقدار سلول می شود . اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند ، كافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنیم . در این حالت نگاه می كند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می كند .

۹- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد . ( e به … Enponent و به معنای ۱۰ به توان n می باشد . )

۱۰- Text : مقادیر به همان صورتی كه وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی كرده باشیم ، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی كند . در درسهای قبلی گفتیم كه برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ” ، ‘ و ^ و = استفاده كنیم . همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل كنیم .

۱۱- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستی) برای قالب بندی كدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد .

* zip code + 4 : (كدپستی ۴+ رقم) : كدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب ۴+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد . یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامین اجتماعی ) اعداد را در قالب كد تامین اجتماعی ۱۰ رقمی نمایش می دهد . با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد .

۱۲-Custom : برای ایجاد یك قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می كنیم كه خارج از بحث ما می باشد .

ب- Alignment :

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین كنیم . این Tab شامل قسمتهای زیر است :

۱- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می كند . این قسمت شامل گزینه های زیر است :

* general : هم ترازی پیش فرض

* Left : هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام ) (چپ چین )

* Center : هم ترازی داده ها در مركز

* Right : هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill : تمام سلول را با متنی كه در آن نوشته شده است ، پر می كند .

* Justify : یك تراز مناسب برای سلول در نظر می كیرد . معمولا برای زمانی است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

۲- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می كند . این گزینه شامل قسمتهای زیر است :

* Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند . (بدین معنی كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

۳- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلیدهای Increase و Decrease تعیین كرد.

۴- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شكست . در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای كوچك می شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار این گزینه تیك زد . این عمل باعث می شود كه این سلول بهم پیوسته و یك سلول شوند .

ج- Font :

توسط این قسمت می توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

۱- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین می كنیم .

۲- Font Style : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه نوشته ها كج (Italic ) و یا توپر (Bold) یا كج و تو پر (Bold Italic ) و یا معمولی (Regular ) باشد .

۳- Size : در این قسمت سایز قلم را تعیین می كنیم .

۴-Underline : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه زیر متن خط كشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می كنیم .

* None : خط نمی كشد .

* Single : خط تكی زیر متن می كشد .

* Double : دو خطی زیر متن می كشد .

* Single Accounting : تك خط زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود . (یعنی تمام حروف بالای خط كشیده می شوند.)

* Accounting double : دو خطی زیر تمام حروف كشیده و زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود .

۵- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین می كنیم .

۶-Effect : شامل قسمتهای زیر است :

* Strike Through : بر روی متن خط می كشد .

* Super Script : برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود . اگر بخواهیم A2 بنویسیم كافی است A2 را نوشته ، سپس ۲ را انتخاب منیم و این گزینه را فعال كنیم .

* Sub Script : برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود .

۷- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم . كه شامل قسمتهای زیر است:

۱- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می كنیم .

۲- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می كنیم .

۳- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می كنیم .

* None : حاشیه نمی گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

۴- Border : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه كدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد . نیز می توانیم تعیین كنیم كه فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نكته :برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می كنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می كنیم .

هـ : Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین كنیم . كه شامل گزینه های زیر است. :

* Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می كنیم .

* Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده كنیم . همچنین رنگ هاشورها را تعیین كنیم .

پاك كردن قالب بندی سلولها :

برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می كنیم . با انجام این كار فقط قالب بندی سلل پاك می شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمی شود . ولی اگر A11 را انتخاب كنیم هم قالب بندی پاك می شود و هم اطلاعات داخل سلول .